無(wú)論是什么行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會(huì)議，不論籌劃此會(huì)議的籌劃者經(jīng)驗(yàn)是否豐富，單純站在舉辦方的立場(chǎng)與角度上看問(wèn)題，都會(huì)面臨各種問(wèn)題：
一、需要做些什么？
　　 會(huì)議有各種類(lèi)型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的相關(guān)信息，通過(guò)收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。
二、 誰(shuí)來(lái)籌劃會(huì)議？
　　從秘書(shū)到公司總裁，每個(gè)人多多少少都有可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過(guò)有人是專(zhuān)職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專(zhuān)職還是兼職，最終結(jié)果，是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。
會(huì)議籌劃者應(yīng)具備的素質(zhì)：作為會(huì)議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者這一角色的多面性。
1、善于與人溝通
2、善于解決各項(xiàng)問(wèn)題
3、善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系
4、注重細(xì)節(jié)
5、能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)具體事宜
6、熟悉酒店運(yùn)作
7、能夠安排恰倒好處的菜單
8、能夠熟練操作電腦
9、能夠熟練地與視聽(tīng)服務(wù)公司打交道
10、能妥善接待貴賓和外國(guó)客人
11、熟知各種禮儀
12、行事果斷、執(zhí)著
三、會(huì)議籌劃者的任務(wù)
1、制定計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿(mǎn)足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)
2、制定落實(shí)會(huì)議議程
3、了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況
4、選擇或提議合適的場(chǎng)所
5、檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施
6、安排交通事宜
7、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)
8、招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員
9、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作
10、確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排
11、視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施
12、與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運(yùn)輸公司、民航鐵路、禮儀公司等）
13、確定會(huì)議印刷品公司
14、安排食品、酒水、飲料有關(guān)事宜
15、討價(jià)還價(jià)
16、同會(huì)議發(fā)言人和各位參會(huì)貴賓進(jìn)行聯(lián)系
四、主要會(huì)議類(lèi)型
1、銷(xiāo)售會(huì)議：一般是為了宣布開(kāi)始銷(xiāo)售某種產(chǎn)品或銷(xiāo)售期限。例如季度銷(xiāo)售會(huì)議，或者是對(duì)前一個(gè)銷(xiāo)售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。
2、年會(huì)：可以是公司股東大會(huì)，也可能是行業(yè)協(xié)會(huì)每年一次的會(huì)員大會(huì)。
3、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)：是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。
4、研討會(huì)：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會(huì)議。研討會(huì)一般讓與會(huì)者相互交流并有意見(jiàn)反饋。
5、專(zhuān)業(yè)會(huì)議：是就某個(gè)領(lǐng)域的問(wèn)題進(jìn)行討論、咨詢(xún)和交流信息而召開(kāi)的會(huì)議。一般包括主會(huì)和討論問(wèn)題、解決問(wèn)題的小組會(huì)議。
6、獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議：是為了員工分銷(xiāo)商或客戶(hù)的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
7、培訓(xùn)會(huì)議：一般要用至少一天，多則幾周時(shí)間開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)的會(huì)議。這類(lèi)培訓(xùn)需要有特定的場(chǎng)所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個(gè)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過(guò)培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。
五、 會(huì)議籌劃目的和目標(biāo)
目的和目標(biāo)：確定會(huì)議的目的和目標(biāo)、制定會(huì)議議程是會(huì)議的重心所在。會(huì)議的目標(biāo)和目的有以下一些： 1. 培訓(xùn) 2. 通知3.教育 4. 探討問(wèn)題 5. 做決策 6. 引入新事物或介紹新人員 7. 激勵(lì) 8. 開(kāi)發(fā) 9. 展示 10. 促進(jìn)與改善 11. 解決問(wèn)題12. 討論如何贏利 13. 贏利
六、 會(huì)議籌劃步驟
在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見(jiàn)相符，你就可以做下一步的籌劃了：
1、預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期；
2、會(huì)議預(yù)計(jì)召開(kāi)幾天；
3、打算在什么地方召開(kāi)會(huì)議；
4、會(huì)議形式或程序是什么；
5、需要多大的場(chǎng)地；
6、以前開(kāi)過(guò)這樣的會(huì)議嗎？結(jié)果如何；
7、將有多少人到會(huì)；
8、會(huì)議預(yù)算是多少；
9、會(huì)議籌委會(huì)及參會(huì)者對(duì)費(fèi)用開(kāi)支很在意嗎？
10、打算選用什么級(jí)別的酒店和設(shè)施；
11、打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什么；
12、誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函；
13、會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？
14、會(huì)議的發(fā)言人有哪些？
15、會(huì)議需要什么樣的視聽(tīng)及相關(guān)設(shè)備；
16、需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；
17、與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？
18、打算為參會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？
19、由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用

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